Méthode d’organisation de la journée – « la technique du salami

Organiser sa journée selon la technique comportementale de la "tranche de salami" pour lutter contre la procrastination !

Cette technique est une déclinaison de la méthode Pomodoro. L'idée est qu'un espace temps trop grand va être l'objet d'un vertige qui va alimenter la machine à penser et nous distraire. La deuxième idée de cet exercice est d'accepter que vos capacités de concentration sont modestes et que passé un temps assez court vous vous laissez vite distraire par des pensées automatiques ou des vagabondages.

Nous aboutissons à cette observation partagée en semble:

- J'ai la nécessité de travailler et d'avancer mes tâches mais je ne peux pas me concentrer longtemps. Certes votre cerveau vous vend l'idée "qu'il faut faire un effort", "cela serait mieux d'être plus courageux, etc. La réalité est là. Il est plus pragmatique de partir de la réalité que d'un vœu pieu. Fort de ce constat, je vous propose de découper votre espace temps comme le salami précédemment cité. La durée des tranches proposées est de 25 min. Chaque tranche est entrecoupée d'une pause de 5 minutes. Au bout de quatre tranches de 25 minutes, vous avez une pause de 30 min.

Pour que cette technique fonctionne, il est nécessaire d'appliquer une règle d'or: "Il est impossible d'interrompre une tranche de 25 min".
Constitution d'une tranche: Dans cette tranche vous ne faites qu'une et une seule activité. Rien ne peut vous distraire de cela. Vous porterez toute votre attention sur cette seule activité. En effet, en dehors d'un tremblement de terre ou de la fin du monde, il n'y a que de très rares urgences qui ne peuvent attendre 25 min, le temps de la pause suivante pour vous distraire de l'activité choisie pour cette tranche. Ce temps de 25 mn est suffisamment long pour avoir le temps d'avancer et suffisamment court pour pouvoir résister aux distracteurs. Vous ne pouvez pas vous interrompre pour faire autre chose et revenir ensuite à votre tâche ni poursuivre au delà de 25 mn. La pause est obligatoire!

Constitution d'une pause courte après chaque tranche: Sa durée est de 3 à 5 min. Il s'agit d'une vraie pause avec aucune activité stimulante.

Lors de ces pauses, je vous conseille de vous mettre en mouvement afin de purger la tension emmagasiner: Levez-vous de votre chaise, allez aux toilettes, boire un verre d'eau, etc.
Vous pouvez aussi faire un exercice de relaxation : bâillements, etc. Constitution d'une pause longue après quatre tranches. Sa durée est de 15 à 30 mn. C'est le moment de décompresser en prenant soin de vous. Vous pouvez vous "lâcher" en vagabondant, en surfant sur internet ou en vous restaurant. Il est possible de sortir à l'extérieur pour respirer, marcher, souffler, faire des courses ou papoter. Je vous encourage de compulser ce que vous avez fait lors de ces tranches et ces pauses afin de pouvoir observer vos avancées.

En faisant cela, vous prendrez plus aisément conscience de vos réalisations ce qui vous protègera de votre machine à pensées, qui telle une radio de mauvaise nouvelle, pourrait vous vendre l'idée que vous n'avez rien fait de la journée, que vous auriez pu en faire plus, etc. Et bien si! Vous avez fait un certain nombre de choses qui vous rapprochent de ce qui était important pour vous! En outre, en prenant des notes, vous pourrez tirer expérience de ce qui a fonctionné, notamment dans les pauses, afin de les reproduire et de ce qui est améliorable.

Et on recommence... Si vous avez une discussion importante à faire avec un collègue ou si vous avez des coups de téléphone urgents à passer, cela peut-être l'objet de la tranche suivante. Certaines tâches ou certains dossiers à traiter peuvent nécessitér plusieurs tranches. Si vous avez terminé votre tâche au milieu d'une tranche, vous pouvez utiliser le temps restant pour approfondir ou améliorer ce qui vient d'être fait. Si vous décidez d'arrêter en cours de tranche, vous ne pouvez pas considérer cet espace temps comme une véritable tranche, lorsque vous comptabiliserez le nombre de tranches que vous avez pu menér à bien au cours de la journée. En fin de journée, comptabilisez le nombre de tranches abouties sur un tableau Excel afin de mesurer jour après jours votre amélioration et les tâches réalisées. Annotez la journée en observant ce qui a fonctionné dans la gestion et dans le découpage des tranches ainsi que dans l'organisation des pauses afin de le reproduire et ce qui est améliorable à la vue de votre expérience. En outre, cela vous permet de prendre conscience que pour telle tâche, vous pensiez que cela ne vous prendrait que 30 min alors que trois heures vous ont été nécessaires. Vous pouvez ainsi vous posez la question "comment je pourrais gagner du temps? Quelles activités sont réellement utiles? Puis je les réorganiser afin d'être plus productif? Etc.

Les interruptions internes (liées à nous) Au début, un certain nombre de tranches auront été perturbées par des interruptions internes pour les personnes ayant des soucis de concentration. Afin de s'en débarrasser, il est tout d'abord nécessaire d'en prendre pleine conscience en les notant sur votre feuille de travail. Si une activité importante à faire jaillit dans votre tête, notez la dans la liste de vos objectifs et revenez à votre tâche avec une ardeur redoublée. Prendre pleine conscience de ces interruptions, c'est apprendre à les accepter et les évaluez afin d'observer si le motif de celle-ci est important ou non afin de ne pas rentrer systématiquement en lutte contre ces interruptions. Si le motif est particulièrement important, insérez-le dans l'objet de la tranche suivante. Vous pouvez aussi vous constituer à coté de votre liste de choses à faire classée une liste de choses importantes non planifiées que vous insérerez à un moment adéquat ou dans la "zone-balai".

 
Cette liste de choses non planifiée et urgente vous permet de prendre conscience à quel point, nous pouvons être distrait par notre esprit pendant un travail et à quel point il est difficile de rester concentrer. Surtout, à notre époque où la culture du zapping, du jetable et du plaisir immédiat, nous amène a passer d'une chose à l'autre. En fin de journée, vous pourrez transférer certaines tâches urgentes non planifiées dans l'organisation de la journée suivante. D'autres, seront faites pendant la longue pause comme "prendre un rendez-vous chez le coiffeur". Enfin, certaines seront supprimées: Est-il vraiment nécessaire que j'appelle ma mère alors que je l'ai vue hier et que l'on déjeune ensemble dans deux jours?". Si en cours d'une tranche de travail, vous ne tenez plus, prenez une pause et notez-le sur votre feuille. L'objectif de cette technique est tout d'abord de prendre conscience des distractions qui coupent votre travail. En les notant et en les traitant ainsi, vous pouvez minimiser leur impact et prévenir leur apparition.

Les interruptions externes (liées aux autres) Certains métiers, notamment les environnements publics ou en équipes, sont particulièrement sensibles aux interruptions externes. En outre, la difficulté est que ces interruptions demandent à gérer des tiers. L'objectif de l'organisation par tranche est de tenter de sortir de la dépendance aux interruptions internes comme externes. Il est important de noter qu'il n'y a que très rarement des activités qui ne peuvent supporter d'attendre 25 mn une réponse de votre part sauf si vous êtes policier, pompier ou urgentiste.

En outre, il est tout à fait possible, dans certaines activités en équipes d'organiser des tours de garde entre collègues afin de recevoir les appels extérieurs. En outre, la culture de la performance, du client roi et du tout tout de suite fait que certains collaborateurs n'arrivent pas à tolérer la frustration d'une réponse décalée de quelques dizaines de minutes. C'est à vous de vous affirmer avec une main de fer dans un gant de velours afin de l'éduquer au fait que vous lui répondrez dans quelques minutes.
Exemple:

- Mettre son téléphone sur messagerie pendant les tranches - Organiser des plages spécifiques pour la gestion des emails.

- Savoir dire non gentiment à une sollicitation d'un collègue en l'informant que vous êtes occupé.

- Annoncer que vous viendrez voir ce collègue une fois votre travail terminé. Ce qui "stresse" les personnes, c'est souvent de ne pas contrôler le temps et de ne pas savoir combien de temps cela va prendre afin d'avoir une réponse à leur question. A vous d'être précis en disant que vous venez le voir dans 15 mn, une heure ou dans la journée. A force d'être fiable, vos collègues seront rassurés et apaisés car ils sauront à quoi s'en tenir grâce à des repères solides. Ils tolèreront plus facilement la frustration liée à une réponse différée. Protéger votre organisation de travail en tranche, c'est aussi bien informer votre entourage de votre fonctionnement. D'ailleurs, les personnes collaborant avec des adeptes de ce type de méthode disent que ces personnes respectent beaucoup plus le temps des autres.

Technique des tranches et vie personnelle Cette technique s'applique aussi dans la gestion de son temps personnel. En effet, l'espace libre du week-end est aussi à l'origine de tension. Notre cerveau nous vend les pensées hameçons suivantes: Il faut faire le ménage, les courses et les papiers administratifs, me reposer car je suis fatigué de ma semaine et sortir car j'ai bien le droit d'avoir une vie personnelle! Au final, cette tension nous amène à procrastiner et à créer un embouteillage le dimanche car on a eu l'impression de ne rien pouvoir faire. Ainsi, on sort de son week-end en ayant l'impression d'avoir fait que des contraintes et de n'avoir aucun espace à soi en dehors de s'être assis une heure à s'arracher les cheveux pour s'évader. Organiser son temps libre peut apparaitre une contrainte contradictoire avec l'esprit du week-end mais cela libère au final du temps libre en nous aidant à mesurer que nous avons avancé dans les taches importantes.

 

En outre, la liste des tâches urgentes et non planifiées nous permettent d'observer que certaines activités peuvent être réalisées le dimanche et que d'autres, comme repeindre le plafond, ne sont pas absolument nécessaire ce week-end, même si cela serait pas mal et que nous pouvons les programmer sur un long week-end.

Quels sont les avantages d'organiser son temps en créneau horaire?

- L'organisation d'un créneau horaire permet de fixer des limites. Celles-ci vous permettent de rester concentrer sur le chemin de ce qui est important pour vous tout en vous permettant
d'être concrets et dans la réalisation. Vos projets ne sont plus des idées qui vivent dans votre imaginaire mais qui s'inscrivent dans une réalité.

- Un horaire trace une ligne de démarcation claire entre le travail, les pauses et le temps libre. Les pauses sont de vraies pauses et le temps de travail un vrai temps de travail! Ainsi, cela vous permet de véritablement recharger vos batteries et d'aérer votre esprit car sans temps libre on s'appauvrit: perte de créativité, d'intérêt et de curiosité. Sans énergie, notre moteur de vie ne peut pas tourner!

- Une organisation en horaire permet de faire le point sur la journée qui vient de s'écouler et d'en tirer expérience afin de s'améliorer et de se rapprocher plus intensément de ce qui est important pour vous. En effet, l'objectif de cette organisation est d'effectuer un certain nombre d'activités! En outre, vous évaluerez mieux le temps nécessaire à celle-ci. Cela préviendra le stress dû aux retards, à la peur de ne pas y arriver ou dû à la vision de ce que l'on n'a pas fait. L'intérêt de cette méthode est dans l'évaluation afin de s'améliorer et non de se juger parce que l'on n'a fait que trop peu de tranche dans la journée. Cette évaluation vous aide à améliorer votre gestion du temps au fur et à mesure des jours et à répartir le temps nécessaire de façon plus adapté sur un ou plusieurs jours. Cet état d'esprit vous protégera de la culpabilité ou de volonté d'héroïsme en voulant tout faire. En effet, jouer les héros en faisant trop de tranche, vous amènera à la fatigue que vous purgerez ensuite par des périodes de relâchement excessif. Alors attention au "syndrome des cinq minutes" de plus pour une tranche ou de la tranche de trop qui générera une fatigue excessive que vous paierez par un ralentissement de votre efficacité et par de l'arrachage. Par contre, cette technique n'est peut-être pas glamour car cadrée par une minuterie et structurée. Il faut le voir comme une rééducation nécessaire afin de vous sortir de la procrastination. De plus vous pouvez mettre votre focale sur les espaces de vrai vagabondage que cette organisation va libérer.

Conclusion: Cette technique de gestion du temps et de gestion de soi est essentielle pour compenser votre propension à vagabonder. Structurer son temps permet de s'inscrire dans le présent afin de pouvoir aboutir à ce qui est important pour vous et vous organiser du vrai temps de vagabondage. Par cette technique, vous allez rompre avec votre dépendance au temps pour faire émerger une nouvelle façon de l'appréhender. Essayez cette méthode pour votre vie professionnelle comme pour votre vie personnelle sur au moins un mois. Enfin cette méthode quantitative vous permettra de mieux évaluer le temps nécessaire pour effectuer une tâche.